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倡议人有时也被称为发起人，但是严格来说，倡议人与发起人并不一定是同一个人，他们之间还是有一定区别的。因为倡议人是最早建议成立校友会的人员，这个称谓不是官方规定的称谓，官方规定的称谓里面只有发起人。虽然有的倡议人也是注册登记的校友会的发起人，但是有的倡议人并不是注册登记的发起人。倡议人往往不是一个人，至于具体是多少人，要从实际情况考虑，像XF大学校友会的倡议人就有18位。按照社会组织管理部门的要求，一个校友会要有发起人，并且一般不少于7人，并且要由来自三个以上地区的校友代表组成。
注册登记的发起人是要填写申请表的，这个申请表有一个栏目需要填写所在单位人事部门的意见并盖章。也就是说，如果你要成为注册登记意义上的发起人，你所在的单位人事部门要签署同意的意见，并加盖单位的公章。这样一来，很多倡议人没有办法成为注册登记的校友会的发起人，因为有的单位不给盖公章。
成立地方校友会必须要经母校同意，母校的意见至关重要。也就是说，倡议人需要通过申请函具体确认母校已审核校友会发起人的资质并同意发起人申报成立校友会。对于母校而言，当然欢迎地方的校友成立校友会，但是，母校也要考虑一些问题。比如倡议人是否具有代表性？校友组织的成员能否得到地方大多数校友的认可？地方校友会与已经存在的各种校友组织的关系如何处理？倡议人的号召力强不强？倡议人中是否存在非本校校友？倡议人群体中是否存在有负面影响的人？地方校友会能否与校友总会进行有效沟通？
向母校提出申请必须慎重，要考虑周全而且必须以书面形式向母校提出申请。一般来说，申请报告要把校友会为什么要成立、成立的条件是否具备、成立的意义和作用、对成立校友会提供资金支持的承诺，以及未来的发展方向等要素写清楚。倡议人最好都手写签名，这一点是非常重要的，如果没有倡议人的亲笔签名，申请书的有关内容，特别是涉及的承诺事项不一定会得到倡议人的认可。申请书还要附上具体的联系人及其联系方式，因为在母校审批的过程中，母校校友工作部门会与倡议人进行联系。
母校收到成立校友会的申请书后，会对倡议人的资格进行审核，对成立校友会的必要性、可行性，以及倡议人的代表性进行分析与判断，经过一定的审批流程后，母校会给倡议人以公函的形式进行正式回复。一般来说，母校的回复包括对倡议人资质的确认以及对成立校友会的意见。如果母校同意成立校友会，还需要以其名义给当地教育行政主管部门发《关于恳请支持成立××大学校友会的函》，并给当地民政部门发《关于商请支持成立××大学校友会的函》。
成立校友会需要根据校友会类型、发起院校属地及活动范围，向对应的教育行政主管部门和民政部门提交申请，因而存在多种情况。如成立全国性校友会需向教育部提交申请；外省院校在本地成立校友会需报本地教育厅审查；成立本省院校校友会需向本省省级教育行政主管部门提交申请；成立市级校友会需要向市级教育行政部门提出申
校友会筹备组收到母校同意筹备成立校友会的复函后，倡议人的代表要带上成立校友会的申请书、母校的复函和母校给教育行政主管部门的《关于恳请支持成立×× 大学校友会的函》等材料去省教育厅递交申请。这项审批业务在省级教育行政主管部门的内部具体是由哪个职能部门负责，各地的情况不尽相同，有的归省教育厅办公室负责，有的归省教育厅法规处负责。
能否顺利对接地方教育行政主管部门是至关重要的。比如省教育厅是否接受倡议人提供的材料就能够表明省教育厅对这个学校成立地方校友会的基本态度。有时省教育厅会提出需要外省母校所在地的省教育厅提供一个支持成立××大学校友会的公函。但是外省教育厅的人认为两省教育厅没有这种联系的必要，因此不会提供这样的公函。到底是一种什么样的流程，可能要看具体经办人员对校友会是否需要成立的理解程度了。不管怎么说，有母校给省教育厅的恳请支持成立校友会的公函尤为重要，因为它反映出母校认可倡议人发起成立地方校友会的态度，这份公函对于教育厅、民政厅检验母校的态度而言是非常有价值的文件依据，否则无法确定“母校认可原则”的标准到底是什么。
成立校友会需要准备的材料很多，但是一定要在教育行政主管部门的指导下进行准备，不能根据网上搜索的信息进行准备，否则就可能是打乱仗、做无用功。这项工作对组织者来说非常艰难，省级校友会的校友一般分散在各地，人员很难碰头，递交的材料往往会有这样或那样的问题，要不断地修改，不断地沟通，不断地签字盖章，将各种材料整合起来的时间往往很难控制。
需要准备的材料主要包括：住所证明、秘书长专职承诺书、发起人登记表、发起人名单汇总表、起草的章程（草案）、捐资承诺书、校友会会员名单表、社会团体法人登记表、监事基本情况表、法定代表人情况登记表、拟任负责人情况登记表等。
正式递交材料的时候需要准备发起人的材料。注册登记的校友会的发起人的人数要求不能少于7人，为了保险起见，一般都会多选几个发起人填报，以防在审批的过程中出现意外情况。发起人所在单位人事部门要签署同意的意见并盖公章。
成立校友会必须有一定的经费作保障，也就是要有一笔注册资金。因此要有一份捐资承诺书，发起人承诺捐资必须在3万元以上。一个人捐资最好，几个人捐资也是可以的。
材料的准备和递交对于校友会筹备者来说难度是很大的。有的校友不愿意担任负责人的职务，有的校友不愿意提供身份证，有的校友所在单位不同意盖公章，有的校友找不到单位、没有办法盖章。总之，准备材料费时费力，沟通协调的难度很大。
按照现行法规要求，设立校友会这样的社会团体必须要有一个业务主管单位，即业务指导单位，这其实是社会团体成立的最重要的一环。业务主管单位要履行日常监督的责任，但是全国共有各类学校51万所，其中大学有3000多所，如果都要在某个省会城市成立校友会，省级教育行政主管部门根本没有足够的人力去进行业务指导，也就是无暇顾及，因此现在实际的做法是“有限控制”校友会的成立数量。
省级教育行政主管部门如果同意作为××校友会的业务主管单位，就会给这所高校发一份《××省教育厅关于同意担任××省××校友会业务主管单位的复函》。《复函》指出：经审核，我厅同意担任××大学校友会的业务主管单位，请××大学校友会筹备组按照规定向省民政厅申请办理有关手续。
收到省教育行政主管部门同意作为校友会业务主管单位的公函以后，接下来就要到省民政部门办理注册登记的手续。具体负责此事项的部门是省民政厅下属的省社会组织管理局。社会组织管理局内部一般设有登记处。
省社会组织管理局登记处收到校友会筹备组递交的省教育行政主管部门的愿意承担××校友会业务主管部门责任的公函以后，还会要求校友会筹备组提交一些材料，这些材料有一些是与提交给省教育行政主管部门的材料一致的，有一些材料是新增加的，如母校给省民政厅的公函、社会组织党员情况调查表、银行存款证明等。所有材料经过省社会组织管理局初审后，省社会组织管理局还会要求校友会筹备组将这些材料交给省教育行政主管部门盖章。也就是说，省教育厅还要对校友会筹备组递交给省民政厅的材料进行审核把关，检查所有的材料完备且准确无误后盖章认可，然后由校友会筹备组在网上递交给省社会组织管理局，同时递交一份纸质材料的原件给省社会组织管理局登记处。
省社会组织管理局登记处的工作人员对于校友会筹备组递交的所有材料还要进行审核，如果有疑问会及时与校友会筹备组的联系人进行沟通，确定递交的材料真实、准确无误后会经过内部会议流程来基本确定这个校友组织是否能够成立。如果省社会组织管理局同意成立校友会，就会要求校友会筹备组织召开筹备成立大会，选举产生领导机构成员。当然，如果省社会组织管理局不同意成立校友会，也会告知原因。在这个阶段如果不同意，就说明存在无法解决的重大问题，要么是政策有了变动，要么是校友会筹备组的材料存在严重的问题。
省社会组织管理局审核校友会筹备组递交的材料，经内部的审批程序结束后，如果同意该校友会的成立，就会通知校友会的筹备组及时召开会议。这个会议的全称是“××校友会筹备成立大会暨第一届会员（会员代表）大会”。这次会议并非是校友会的“成立大会”，其实属于正式注册登记前的选举大会。在这个大会上要选举产生会长、副会长、监事长、理事，并且通过校友会的章程。会议期间可以召开理事会，选举产生名誉会长等人选，审议通过内部的管理制度，如财务规则等。
参加筹备成立大会的人数要符合校友会章程规定的会员（会员代表）大会的人数，如果是200名会员以下的校友组织，其大会参加人员要求在会员人数的三分之一以上。
会员大会是校友会的最高权力机构，其行使下列职权：（一）制定或修改章程；（二）决定本会的工作目标和发展规划；（三）制定和修改会员代表、理事、常务理事、负责人及监事长、监事选举办法；（四）选举或者罢免会长、副会长、秘书长（选任制）、理事、监事长、监事，选举采取无记名的方法表决；（五）审议理事会的工作报告和财务报告；（六）审议监事（会）的工作报告；（七）制定、修改会费缴纳标准；（八）对本会变更、合并、分立、解散（终止）和清算等事项做出决议；（九）改变或者撤销（常务）理事会不适当的决定；（十）决定其他重大事宜。
筹备成立大会之前，按照规定要在当地有影响力的公开发行的报纸上刊登公告，让更多的校友知道要成立注册登记校友会的消息，同时也是接受社会监督的一种形式。官方对刊登公告的报纸有明确要求：必须是公开出版发行的报纸。而且最好是当地有影响力的官方报纸。
筹备组要负责将选举大会选出的人员名单与在报纸上登载的公告一并递交给省社会组织管理局，同时还要正式递交各种经过业务主管部门即省教育厅审核盖章的材料。这些材料主要有：校友组织住所使用权证明、专职秘书长（可以聘任）承诺书、发起人基本情况表（不少于7人）、关于校友组织成立登记申请书、经过会员大会通过的校友会章程、捐资承诺书（不少于3万元）、社会团体法人登记表、监事登记表、法定代表人登记表、社会组织负责人基本情况表。网上递交资料的同时也要提供三份纸质材料，一份给省教育厅、一份给省社会组织管理局、一份校友会自己留底。
接着，省社会组织管理局会开出证明，要求校友会筹备组到银行开设临时账户。到银行开设账户后，按照要求将一定数额的经费存入银行账户，银行会开具一个资信证明书。
所有材料递交完成后，就可以等省社会组织管理局的正式通知了。据悉，校友会的成立在省社会组织管理局内部至少要进行两次审核程序，一次是登记处审核通过，另一次是省社会组织管理局研究通过。
省社会组织管理局审议通过之后，会以省民政厅的名义盖章颁发《社会团体法人登记证书》。从审议通过到《社会团体法人登记证书》的制作之间还有几天的时间，《社会团体法人登记证书》上的发证日期往往是省社会组织管理局审议通过的时间，并不是校友会正式拿到证书的时间。待《社会团体法人登记证书》制作完毕，加盖省民政厅的公章后，省社会组织管理局登记处的工作人员就会通知校友会筹备组的联系人到省社会组织管理局领取《社会团体法人登记证书》。只有拿到《社会团体法人登记证书》以后才能证明校友会正式注册登记成功。
除了《社会团体法人登记证书》正本外，还有一个《社会团体法人登记证书》的副本。校友会的联系人拿到《社会团体法人登记证书》以后，还要按照省社会组织管理局的指示到银行开设校友会的账户，到公章刻制部门刻制校友会的公章。有了公章就可以办理一些业务，如办理微信公众号，向税务部门办理税务发票登记等。
至于是否还要召开一次成立大会，这不是注册登记的必经程序，而是由校友会自行决定的事项。按照社会组织管理局的要求，今后校友会的大型活动都要报业务主管部门、社会组织监管部门审批，而且各种活动要留存证明材料，接受社会组织管理局的年审。
这就是校友会成立的九个步骤。随着政策的不断更新、人员的不断变动，校友会注册登记的过程可能也会不断发生变化。但是，我们认为一个校友会注册登记的成功与“天时地利人和”息息相关，还与政府部门高水平的服务、工作人员的专业素养和校友会筹备组人员的沟通能力息息相关。“世上无难事，只要肯登攀”，只要一个地方的校友达到一定的数量后，有母校的坚定支持，有优秀校友的鼎力相助，有大多数校友的积极参与，有筹备组人员持之以恒的决心和努力，相信校友会一定能够注册登记成功。千万不要听信社会上的各种不实传言，总是想着靠什么关系、走什么捷径才能注册登记校友会，走合法注册登记的道路是校友会健康发展的唯一出路。
本文作者孙平，教授、博士，西北政法大学81级校友，曾在西北政法大学、广东司法警官职业学院、广东开放大学任职。返回搜狐，查看更多